個人情報保護規定

1. 目的

本規定は、当社が取り扱う個人情報の適切な保護と管理を行い、個人情報の漏洩、紛失、改ざん等を防止することを目的とする。当社は個人情報保護法およびその他の関連法令を遵守し、個人の権利利益を保護することを目指す。

2. 適用範囲

本規定は、当社の全従業員および業務委託先が取り扱うすべての個人情報に適用される。

3. 定義

個人情報：個人に関する情報であって、氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス等、特定の個人を識別できる情報を指す。

管理者：個人情報の管理を担当する者を指し、社長が任命する。管理者は、会社全体の個人情報の取扱状況を把握し、本規定の遵守状況を確認する責任を負う。

4. 個人情報の取得

個人情報は、適法かつ公正な手段により取得する。取得する際は、本人に利用目的を明示し、同意を得る。取得する個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内に限定する。

5. 個人情報の利用

個人情報は、取得時に明示した利用目的の範囲内でのみ使用する。主な利用目的としては、商品・サービスの提供、お問い合わせ対応、採用活動、従業員管理などが含まれる。目的外利用が必要な場合は、事前に本人の同意を得る。

6. 個人情報の管理

個人情報への不正アクセス、漏洩、紛失を防ぐため、以下の安全管理措置を講じる。

• パソコンのパスワード設定
• 重要書類の施錠保管
• 社内ネットワークのセキュリティ対策

管理者は、個人情報の取り扱い状況を年に1回点検する。個人情報を記録した媒体の社外持ち出しは、管理者の許可を得た上で行う。不要となった個人情報は、シュレッダー処理や電子データの削除など、適切な方法で廃棄する。

7. 第三者への提供

法令に基づく場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しない。提供する場合は、提供先が適切な管理を行うことを確認する。業務委託先に個人情報の取り扱いを委託する場合は、委託契約に個人情報保護に関する条項を盛り込む。

8. 本人の権利

本人は、自身の個人情報の開示、訂正、削除を求める権利を有する。請求があった場合、管理者は速やかに対応する。原則として2週間以内に結果を通知する。本人からの問い合わせや苦情に対応するための連絡先を公表する。

9. 教育

従業員に対し、個人情報保護に関する基本的な教育を年に1回実施する。新入社員には入社時に個人情報保護の重要性を説明する。

10. 改定

本規定は、法令の変更や業務の必要に応じ、社長の承認を得て改定する。